Automatisierung scheitert selten an der KI.
Sie scheitert an doppelt angelegten Artikeln, an Regeln, die nur ein Kollege kennt, und an Bestellungen, die über fünf Wege hereinkommen. Wir bringen das in Ordnung und bauen dann die Abläufe.
Bestandsaufnahme anfragenBestandsaufnahme – was fehlt bei Ihnen?
Saubere Stammdaten
Woran man es merktDerselbe Artikel ist dreimal angelegt, die Einheiten wechseln zwischen Stück, Karton und Verpackungseinheit, Pflichtfelder sind leer, Preise veraltet.
Was wir tunWir führen Dubletten zusammen, vereinheitlichen die Einheiten, füllen die Lücken und legen veraltete Einträge still.
Zuordnung der Kundenartikelnummern
Woran man es merktIhre Kunden bestellen mit eigenen Nummern oder Bezeichnungen, und nur der Innendienst weiß, was gemeint ist.
Was wir tunWir bauen aus Ihren alten Aufträgen eine Zuordnungstabelle auf: Nummer und Bezeichnung des Kunden zu Ihrer Artikelnummer.
Aufgeschriebene Regeln
Woran man es merktSonderpreise, Toleranzen und Ausnahmen stehen nirgends, sondern im Kopf einzelner Mitarbeiter.
Was wir tunWir erfassen die Regeln mit Ihren Mitarbeitern und legen sie so ab, dass ein Ablauf sie lesen kann.
Klare Freigabewege
Woran man es merktBei Ausnahmen weiß keiner, wer entscheidet. Ist die Person im Urlaub, bleibt der Vorgang liegen.
Was wir tunWir legen für jede Ausnahme fest, wer freigibt, bis zu welchem Betrag und wer vertritt.
Gebündelte Eingänge
Woran man es merktBestellungen kommen per Mail ins Sammelpostfach und an persönliche Postfächer, per Fax, über Portale und per Telefon.
Was wir tunWir richten je Vorgangsart einen Eingang ein und leiten Fax und persönliche Postfächer dorthin um.
Zugang zu den Systemen
Woran man es merktDas ERP hat keine freigeschaltete Schnittstelle, alles läuft über das Login eines Mitarbeiters, ein Testsystem gibt es nicht.
Was wir tunWir klären mit Ihnen und Ihrem Softwareanbieter die Schnittstelle, legen einen technischen Benutzer mit passenden Rechten an und richten eine Testumgebung ein, soweit Ihr System das zulässt.
Sie bekommen eine Liste: was bei Ihnen fehlt, was davon den ersten Ablauf blockiert und was die Behebung kostet.
Messen vor dem Start
Bevor ein Ablauf startet, halten wir mit Ihnen fest, wie es heute läuft. Daran lässt sich später mit Ihren eigenen Zahlen nachmessen, was ein Ablauf verändert hat.
Anzahl der Vorgänge
Wie viele Bestellungen, Anfragen oder Reklamationen gehen bei Ihnen ein?
Dauer je Vorgang
Wie lange braucht Ihr Team für einen Vorgang, vom Eingang bis zur Erfassung?
Fehlerquote
Wie oft muss ein Vorgang korrigiert oder nachgefragt werden?
Abläufe auf den Stammdaten
Stehen die Grundlagen, bauen wir die Abläufe. Jeder Ablauf braucht bestimmte Stammdaten und Regeln – deshalb zählt die Reihenfolge.
Auftragserfassung aus Mail und PDF
BrauchtArtikelstamm, Zuordnung der Kundenartikelnummern, Klare Freigabewege
Abgleich der Auftragsbestätigungen
BrauchtArtikelstamm, Lieferantenstamm, Regeln für Toleranzen
Import von Lieferanten-Preislisten
BrauchtArtikelstamm, Lieferantenstamm, einheitliche Einheiten
Angebotsentwurf aus Anfragen
BrauchtArtikelstamm, Preisregeln, Kundenkonditionen
Reklamationseingang
BrauchtKundenstamm, Auftragshistorie, Klare Freigabewege
Stammdaten aktuell halten
Damit die Stammdaten im laufenden Betrieb sauber bleiben, laufen diese Prüfungen mit.
Prüfung bei Neuanlage
Legt jemand einen Artikel oder Kunden an, sucht der Ablauf vorher nach möglichen Dubletten und zeigt sie an.
Preise aus Lieferantenlisten
Neue Preislisten fließen in den Artikelstamm. Größere Änderungen gehen vorher zur Freigabe.
Zuordnungen werden gespeichert
Korrigiert ein Mitarbeiter eine Zuordnung, wird sie gespeichert. Kommt derselbe Fall wieder, ist die Korrektur schon hinterlegt.
Monatlicher Datenbericht
Jeden Monat sehen Sie neue Dubletten, leere Pflichtfelder, veraltete Preise und welcher Anteil der Vorgänge ohne Handarbeit durchgelaufen ist.
So rechnen wir ab
- 01
Bestandsaufnahme
Wir prüfen, welche Grundlagen fehlen, und messen Ihre Vorgänge.
Abrechnung: Festpreis
- 02
Grundlagen schaffen
Wir bringen in Ordnung, was der erste Ablauf braucht.
Abrechnung: Festpreis je Baustein
- 03
Abläufe bauen
Wir bauen die Abläufe auf Ihren Stammdaten.
Abrechnung: Festpreis je Ablauf
- 04
Stammdaten aktuell halten
Wir halten die Stammdaten im laufenden Betrieb sauber.
Abrechnung: monatlich
Wo steht Ihr Unternehmen?
In der Bestandsaufnahme sehen wir uns Ihre Stammdaten, Regeln, Eingänge und Systemzugänge an. Danach wissen Sie, was fehlt und womit der erste Ablauf beginnen kann.
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